AVG en de Wetswinkel – Voorbeeld

Op dinsdagavond 5 februari 2019 hielden Lizella en Ashley een presentatie voor een grote groep vrijwilligers van het VMCA. Er waren heel veel vragen vanuit de zaal over hoe om te gaan met het maken van foto’s, plaatsing daarvan op de website, Facebook, Instagram, enz.  Veel onzekerheid hebben zij weten weg te nemen.
Het bestuur van de Wetswinkel is op dit moment ook bezig met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is sinds 25 mei 2018 van toepassing. De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)is daarmee komen te vervallen. Het bestuur werkt momenteel hard om de Wetswinkel AVG-proof te maken. Hierbij speelt iedereen binnen de organisatie een rol. Wij zijn met zijn allen verantwoordelijk voor  bescherming van de persoonsgegevens van cliënten en van elkaar. Binnenkort wordt het privacy statement (gericht op cliënten) op de website geplaatst. Hierin is te lezen wat de AVG betekent voor onze organisatie en hoe wij de veiligheid en bescherming van de persoonsgegevens van betrokkenen garanderen. Ook is een privacy protocol opgesteld. Hierin is te lezen hoe lang wij gegevens van cliënten, maar ook van medewerkers van de Wetswinkel bewaren. Dit document kun je opvragen bij het bestuur.

Wij weten allen inmiddels hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, maar ter opfrissing wil ik de volgende regels nog even aankaarten:

  • Bij gebruik van laptops op de intakelocaties: goed afsluiten en opbergen op de locatie;
  • Bij thuisgebruik van USB-sticks of computers met persoonsgegevens van cliënten: ga hier bewust mee om. Sluit documenten goed af en bewaar USB-sticks op een veilige plek.
  • Ga zorgvuldig te werk bij het opstellen van intakeverslagen: goed opletten naar wie dit wordt gestuurd;
  • Soms noteren intakers persoonsgegevens om nog iets uit te zoeken of met een collega te overleggen zodat zij later weer contact kunnen opnemen met de cliënt om de vraag te beantwoorden. Op dit moment ben je al bezig met het verwerken van persoonsgegevens. Laat de cliënt een toestemmingsformulier invullen, al is het voor een kleine vraag!
  • Bij het invullen van het toestemmingsformulier is het belangrijk dat de medewerker duidelijk maakt welke gegevens worden verzameld en wat het doel hiervan is. Ook moet de medewerker aangeven dat cliënt de verleende toestemming altijd weer mag intrekken. Eventueel verwijzen naar ons privacy statement op de website!
  • Bij elke nieuwe vraag dient er opnieuw een toestemmingsverklaring te worden ondertekent door de cliënt. Bijvoorbeeld: wanneer de intaker een cliënt al een toestemmingsverklaring heeft laten ondertekenen om contact te houden over een vraag, maar cliënt wordt vervolgens toch doorverwezen naar de belastingspecialist binnen de Wetswinkel. Op dat moment dient de cliënt opnieuw een toestemmingsverklaring te ondertekenen.
  • Regelmatig hebben wij onderling contact met elkaar binnen de Wetswinkel. Ga voorzichtig met de (persoons)gegevens van collega’s om. Bijvoorbeeld: telefoonnummers, namen met bijhorende specialisme, informatie in de gezamenlijke WhatsApp groep etc.
  • E-mails met gegevens van cliënten→ zo snel mogelijk verwijderen!

Met zijn allen kunnen wij de Wetswinkel AVG-proof maken. Wijs elkaar, waar nodig, op bovenstaande regels en help elkaar verbeteren.